Politique sur la protection des renseignements personnels

1. Objet et portée de la présente politique

Concilium Capital Humain Inc. (« Concilium », « nous », « notre ») est une firme d’experts-conseils qui œuvre dans les domaines de la formation et de la gestion. Dans le cadre de nos mandats — sondages organisationnels, tests psychométriques, coaching de gestion, formations — et de l’exploitation de notre site Web, nous recueillons, utilisons, communiquons et conservons des renseignements personnels.

La présente politique explique, en termes simples et clairs, quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, auprès de qui, avec qui nous les partageons, où ils sont hébergés, combien de temps nous les conservons, comment nous les protégeons et quels droits vous pouvez exercer à leur égard.

Elle est adoptée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »), ainsi qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales équivalentes lorsque celles-ci s’appliquent à nos activités à l’extérieur du Québec.

Elle s’applique à toute personne dont nous détenons des renseignements personnels, notamment :

La présente politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder à partir de liens présents sur notre site. Ces sites disposent de leurs propres politiques, que nous vous invitons à consulter avant de leur transmettre des renseignements personnels.

2. Notre rôle varie selon le contexte

Il est important de distinguer deux situations, car elles ne donnent pas lieu aux mêmes responsabilités ni aux mêmes interlocuteurs.

2.1 Concilium agit pour son propre compte

Lorsque nous exploitons notre site Web, gérons nos infolettres et nos inscriptions, facturons nos services ou recrutons du personnel, nous déterminons nous-mêmes les finalités du traitement. Nous sommes alors pleinement responsables des renseignements personnels concernés, et la présente politique s’applique intégralement.

2.2 Concilium agit pour le compte d’une organisation cliente

Lorsque nous administrons un sondage de climat de travail, un sondage sur l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI), une évaluation psychométrique ou un mandat de coaching pour le compte d’un employeur, c’est cette organisation qui détermine les finalités du mandat. Nous agissons alors à titre de prestataire de services et nous traitons les renseignements uniquement selon ses instructions et selon l’entente écrite conclue avec elle, conformément à l’article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Dans ce cas, les protections décrites aux sections 8, 9, 11, 14 et 15 de la présente politique continuent de s’appliquer à nos pratiques. Cependant, une demande d’accès ou de rectification portant sur ces renseignements doit normalement être adressée à l’organisation cliente. Si vous nous l’adressez, nous vous dirigerons vers le bon interlocuteur dans les meilleurs délais.

3. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi, Concilium a désigné une responsable de la protection des renseignements personnels :

Josiane Lisée, CPA, Directrice des finances et de l’administration.

Elle veille à l’application de la présente politique, traite les demandes d’exercice de droits et les plaintes, et supervise la gestion des incidents de confidentialité. Ses coordonnées figurent à la section 20.

Concilium s’est également dotée d’une politique interne de gouvernance des renseignements personnels, qui encadre la conservation, la destruction, les rôles et responsabilités du personnel, ainsi que le processus de traitement des plaintes. Un exemplaire peut être obtenu sur demande auprès de la responsable.

4. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites à la section 6. Selon la nature de notre relation avec vous, il peut s’agir des catégories suivantes :

4.1 Numéro d’assurance sociale

Nous ne recueillons un numéro d’assurance sociale que lorsque la loi l’exige, essentiellement pour produire les feuillets fiscaux des membres de notre personnel et de certains travailleurs autonomes avec qui nous contractons. Nous ne l’exigeons jamais comme pièce d’identité, comme identifiant de dossier ni comme condition d’accès à nos services. Il est conservé séparément des autres renseignements et son accès est restreint à la responsable et aux personnes affectées à la paie et à la comptabilité.

4.2 Renseignements concernant des tiers

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant d’autres personnes (par exemple des membres de votre personnel, vos administrateurs ou vos dirigeants), vous devez vous assurer de les avoir dûment informées et d’avoir obtenu leur consentement à cette communication.

4.3 Mineurs

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant une personne de moins de 14 ans. Conformément à l’article 4.1 de la Loi, un tel renseignement ne peut être recueilli qu’avec le consentement de la personne ayant l’autorité parentale ou du tuteur, sauf s’il est manifestement recueilli dans l’intérêt du mineur. Si vous êtes titulaire de l’autorité parentale et croyez que votre enfant nous a transmis des renseignements personnels, communiquez avec la responsable : nous les détruirons dans les meilleurs délais.

5. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ?

6. À quelles fins utilisons-nous les renseignements personnels ?

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement aux fins ci-dessous, pour lesquelles nous obtenons votre consentement ou nous appuyons sur une exception prévue par la loi :

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à d’autres fins sans obtenir au préalable un nouveau consentement, sauf si la loi nous le permet.

7. Votre consentement

7.1 Comment nous l’obtenons

Nous demandons votre consentement de manière libre, éclairée et pour des fins spécifiques. Il est demandé distinctement de toute autre information, en termes simples, et séparément pour chacune des fins visées. Concrètement :

7.2 Consentement exprès pour les renseignements sensibles

Lorsque le renseignement est sensible (voir la section 8), votre consentement doit être exprès : il est demandé de façon explicite, distincte et documentée. Le silence, l’inaction ou la poursuite d’une navigation ne valent jamais consentement à l’égard de tels renseignements.

7.3 Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sans frais, en communiquant avec la responsable ou en utilisant le lien de désabonnement prévu dans nos communications. Le retrait prend effet pour l’avenir et n’invalide pas les traitements déjà effectués. Nous vous informerons, le cas échéant, des conséquences du retrait sur la prestation d’un service. Certains renseignements peuvent devoir être conservés malgré le retrait lorsque la loi l’exige, notamment à des fins fiscales.

8. Renseignements sensibles

Un renseignement personnel est sensible lorsque, de par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Dans le cadre de nos activités, nous considérons comme sensibles notamment :

Ces renseignements font l’objet d’un consentement exprès, d’un accès restreint aux seules personnes qui doivent en prendre connaissance pour l’exécution de leurs fonctions, et de mesures de sécurité rehaussées. Nous ne les communiquons jamais à un employeur sous une forme permettant d’identifier une personne, sauf dans les cas prévus à la section 9.2.

9. Nos mandats spécialisés

9.1 Sondages organisationnels et sondages ÉDI

Les réponses individuelles à un sondage ne sont jamais transmises à l’employeur. Seuls des résultats agrégés sont présentés, sous une forme qui ne permet pas d’identifier un répondant.

Pour garantir ce résultat, nous appliquons les règles suivantes :

Ces règles s’appliquent quelle que soit la demande de l’organisation cliente. Nous refusons toute demande de ventilation qui compromettrait l’anonymat des répondants.

9.2 Évaluations psychométriques

Nous administrons des évaluations psychométriques au moyen de l’outil Insights Discovery. Avant toute évaluation, la personne évaluée signe un formulaire de consentement distinct qui précise la finalité de l’évaluation, la nature des renseignements recueillis, ce qui sera transmis à l’employeur ou au client, et la durée de conservation.

La personne évaluée reçoit son rapport et bénéficie d’une rencontre de restitution avec un professionnel de Concilium. Aucun rapport n’est transmis à un tiers sans le consentement exprès et préalable de la personne évaluée.

Les membres de notre personnel qui administrent ces évaluations et en interprètent les résultats sont soumis, le cas échéant, aux obligations déontologiques de leur ordre professionnel, lesquelles s’ajoutent aux exigences de la présente politique.

9.3 Coaching de gestion

Le contenu des séances de coaching est confidentiel. Lorsque le mandat est commandé et payé par un employeur, seuls des éléments convenus à l’avance avec la personne accompagnée — par exemple la tenue et le nombre de séances, ou l’atteinte d’objectifs de développement formulés conjointement — peuvent lui être communiqués. La substance des échanges ne l’est jamais.

Les paramètres de cette confidentialité sont établis par écrit au début du mandat, avec la personne accompagnée et l’organisation cliente.

10. Avec qui partageons-nous des renseignements personnels ?

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer aux catégories de destinataires suivantes :

11. Communication de renseignements à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs hébergent ou traitent des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Ces renseignements peuvent alors être soumis aux lois du territoire concerné, y compris à des demandes d’accès émanant d’autorités étrangères.

Au moment de la mise à jour de la présente politique, les principaux fournisseurs concernés sont :

Conformément à l’article 17 de la Loi, avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection dont ils bénéficieraient et du régime juridique applicable dans le territoire de destination. La communication n’a lieu que si l’évaluation démontre que les renseignements y bénéficieraient d’une protection adéquate, et elle est encadrée par une entente écrite.

Vous pouvez obtenir de l’information sur nos pratiques à l’égard de nos fournisseurs situés à l’extérieur du Québec en communiquant avec la responsable.

12. Témoins, profilage et technologies de suivi

Un témoin (« cookie ») est un petit fichier déposé sur votre appareil lorsque vous visitez un site Web. Nous utilisons trois types de témoins :

Conformément aux articles 8.1 et 9.1 de la Loi, les fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage sont désactivées par défaut. Aucun témoin non essentiel n’est déposé avant que vous n’y ayez consenti au moyen de la bannière affichée lors de votre première visite. Vous pouvez modifier vos choix en tout temps à partir du lien « Gestion des témoins » présent au bas de chaque page de notre site, ou en configurant votre navigateur.

Nous n’utilisons aucune technologie de géolocalisation ni de reconnaissance biométrique.

13. Traitements automatisés

L’outil Insights Discovery produit un profil et un rapport à partir des réponses fournies par la personne évaluée, au moyen d’un calcul automatisé.

Ce résultat n’est jamais utilisé seul comme fondement d’une décision. Il est systématiquement interprété par un professionnel de Concilium et restitué à la personne évaluée. Aucune décision produisant un effet juridique ou vous affectant de manière significative n’est prise chez nous sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

Si une telle décision devait néanmoins être prise, nous vous en informerions au moment où elle est prise et, sur demande, nous vous communiquerions les renseignements personnels utilisés, les principaux facteurs et paramètres ayant mené au résultat, ainsi que votre droit de faire rectifier ces renseignements. Vous auriez alors la possibilité de présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision.

14. Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée qu’impose une obligation légale. Au terme de cette période, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés selon les critères prévus par règlement, conformément à l’article 23 de la Loi.

Nos durées de conservation habituelles sont les suivantes :

Catégorie de renseignements

Durée de conservation

Fondement

Coordonnées des personnes-ressources chez nos clients et fournisseurs

Durée de la relation d’affaires, puis 3 ans

Suivi contractuel et défense de nos droits

Dossiers de mandat : contrats, correspondance, livrables

Durée du contrat de service, puis 3 ans

Obligations contractuelles et prescription

Réponses individuelles aux sondages organisationnels et ÉDI

Destruction ou anonymisation au plus tard 12 mois après la remise du rapport final

Fin atteinte (art. 23)

Résultats et rapports d’évaluation psychométrique

3 ans après la fin du mandat, ou dès le retrait du consentement

Fin atteinte; obligations déontologiques

Notes de coaching

3 ans après la fin du mandat

Fin atteinte

Inscriptions aux formations et attestations

Durée du contrat, puis 3 ans

Preuve de participation

Facturation et pièces comptables

6 ans suivant la fin de l’année d’imposition visée

Législation fiscale fédérale et provinciale

Abonnements à l’infolettre

Jusqu’au retrait du consentement

Consentement (LCAP)

Données de navigation et témoins

13 mois au maximum

Durée de vie des témoins

Candidatures non retenues

12 mois

Consentement du candidat

Registre des incidents de confidentialité

5 ans après la date ou la période où nous avons pris connaissance de l’incident

Art. 3.8 de la Loi et règlement

Pour toute question sur la durée de conservation d’un renseignement précis, communiquez avec la responsable.

15. Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?

Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques proportionnées à la sensibilité des renseignements, à leur quantité, à leur répartition et à leur support, notamment :

Malgré ces précautions, aucune méthode de transmission ni aucun moyen de stockage électronique n’offre une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels que vous nous avez transmis ont été compromis, communiquez sans délai avec la responsable.

16. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, qu’ils présentent ou non un risque de préjudice sérieux. Les renseignements qui y sont inscrits sont tenus à jour et conservés pendant au moins cinq ans suivant la date ou la période au cours de laquelle nous avons pris connaissance de l’incident. Une copie du registre est transmise à la Commission d’accès à l’information sur demande.

Lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information ainsi que chaque personne concernée, et nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter la répétition d’incidents de même nature. Nous pouvons également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de réduire ce risque.

17. Quels sont vos droits ?

Sous réserve des conditions et des exceptions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants :

18. Comment exercer vos droits ou porter plainte

Adressez votre demande par écrit à la responsable, aux coordonnées de la section 20. Précisez le droit que vous souhaitez exercer et fournissez les renseignements nous permettant de vous identifier et de traiter votre demande.

Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Ce service est gratuit; des frais raisonnables peuvent exceptionnellement être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de renseignements, auquel cas nous vous en informerons avant de donner suite.

Si nous refusons votre demande, nous vous en donnerons les motifs par écrit, en indiquant les dispositions légales sur lesquelles nous nous appuyons et les recours dont vous disposez.

Si vous êtes insatisfait du traitement de votre demande ou de nos pratiques, vous pouvez porter plainte auprès de la responsable, qui en accusera réception et vous informera des suites données. Vous pouvez également, en tout temps, vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca). Une demande de révision doit lui être adressée dans les 30 jours suivant notre réponse ou l’expiration du délai qui nous était imparti.

Si vous résidez à l’extérieur du Québec, vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des renseignements personnels compétente dans votre province ou votre territoire, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

19. Communications commerciales électroniques

Nos infolettres, invitations et communications promotionnelles ne vous sont transmises qu’avec votre consentement, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel. Chacune de nos communications indique clairement l’identité de Concilium, ses coordonnées et un mécanisme de désabonnement fonctionnel. Toute demande de désabonnement est traitée dans un délai maximal de 10 jours ouvrables.

20. Comment communiquer avec nous

Pour toute question, tout commentaire, toute demande d’exercice de droits ou toute plainte relative à la présente politique ou à vos renseignements personnels :

Josiane Lisée, CPA — Directrice des finances et de l’administration

Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : info@concilium.ca

Téléphone : 450 668-6809

Adresse : Concilium Capital Humain Inc., 6, avenue du Parc, Laval (Québec)  H7N 3W7, Canada

21. Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée sur notre site Web, et sa date de mise à jour figure sur la page couverture.

Lorsqu’une modification est importante — notamment si elle introduit une nouvelle finalité d’utilisation ou une nouvelle catégorie de destinataires — nous vous en avisons par un moyen raisonnable avant son entrée en vigueur et, lorsque la loi l’exige, nous obtenons un nouveau consentement.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 8 septembre 2026.